I social network sul posto di lavoro

Mi è stato chiesto da alcune imprese di parlare ai loro ufficio marketing e relazioni relativamente alla loro presenza sui social media. Per quanto mi piacerebbe portarli sulle proposte, però, ho pensato che avrei dovuto quantomeno prendermi il tempo di capire i problemi concreti che stanno affrontando.

Dopo aver parlato con alcuni clienti e aver posto qualche domanda nella cerchia dei social media, ho compreso una parte dei timori che tormentano i direttori quando si tratta di dipendenti e social media. Naturalmente, il passo successivo è la ricerca del modo giusto per affrontare questi problemi.

Ora, conosciamo già i vantaggi derivanti dall’utilizzo dei social media sul posto di lavoro, soprattutto se si desidera imprimere alla propria azienda il “pensiero innovativo”. I social media sono parte della meravigliosa evoluzione che avviene on-line, o lo comprendi o rimani indietro. La trasparenza è sovrana e lo sviluppo dei contenuti, la costruzione di una relazione e il coinvolgimento degli utenti possono avvenire in 140 caratteri (o anche meno).

I vantaggi dei social media sono abbastanza evidenti: si ha un altro canale per ampliare la ricerca di mercato. Puoi fare branding personale: questo è un modo per aggiungere il fattore e l’elemento umano, una piacevole rifinitura. Non dimentichiamo la reputazione che si ottiene scrivendo post eccellenti, rispondendo alle domande e instaurando conversazioni intelligenti.

Pensieri seri da dirigenti seri sui social media.

Per cui, ok, dai, va tutto bene. Le conversazioni in 140 caratteri si trasformano in 500 nuovi clienti, promuovono l’azienda e così via… un eccellente ROI. Però i direttori devono pensare anche ad altro. Vengono in mente subito alcune domande:

• E la produttività dei dipendenti?
• O i problemi con la pirateria per gli account?
• Per quanto riguarda la sicurezza?
• Che dire egli ex-dipendenti infelici?

Certo, tutti abbiamo sentito parlare del caos che uno stagista può causare alla reputazione, delle responsabilità legali e degli altri incubi sulla relazione con il cliente… capisco, davvero.

Molte aziende si trovano di fronte a un dilemma enorme. Direttori e altri pezzi grossi di primo livello anelano a saltare sul carro dei social media per il bene della loro azienda. Tuttavia, la preoccupazione per le possibili ripercussioni negative è legittimo. Per esempio, se una infrastruttura aziendale si basa su un sistema Mac, PC o Linux, ogni minuto online è una possibile esposizione alle minacce per la sicurezza.

Decidere di vietare i social media è una vostra scelta. Tuttavia, se il divieto di accesso ai social network è a causa dei possibili rischi per la sicurezza, allora si potrebbe vietare anche Internet. È possibile impostare limiti e restrizioni d’uso – alcune aziende hanno scelto questa strada – o consentire l’accesso incontrollato.

Suggerimenti per i direttori aziendali a proposito di siti di social networking

Piuttosto che bloccare Internet, la migliore protezione contro la perdita della sicurezza sono l’informazione e l’uso intelligente. Questo non vuol dire che i dipendenti darebbero informazioni sensibili di proposito, ma in effetti le reti sociali spingono le persone a condividere tutto di se. Involontariamente, potrebbero lasciarsi scappare informazioni importanti.

# 1: Stabilire orari per il social networking

Prima che i dipendenti inizino a lavorare, dopo aver completato il lavoro, nelle pause o durante il pranzo, consentite pure l’accesso ai siti di social networking. Con un programma di web filtering, è possibile impostare l’accesso temporizzato a siti specifici.

# 2: Educate i vostri dipendenti

Non lasciate che i vostri dipendenti restino all’oscuro, la conoscenza è troppo importante. Fategli sapere cosa può causare problemi alla sicurezza. Se necessario, fate intervenire un esperto di sicurezza dei sistemi. Accertatevi che sappiano che cliccare su un link può causare download di malware sul proprio computer. Alcuni popup scaricano virus in modo automatico – anche se si clicca sulla “x” per chiuderla. Educate il vostro staff!

# 3: Impostate le politiche aziendali

Cosa possono fare i dipendenti durante l’orario di ufficio? Possono parlare della loro vita personale su Twitter? Vi aspettate che restino concentrati sul lavoro anche durante il pranzo, sui social network? Stabilite le politiche per l’utilizzo e la sicurezza online. Assicuratevi che i dipendenti sottoscrivano tali politiche e conoscano l’eventuale azione disciplinare nel caso in cui non vengano rispettate.

Mentre migliaia, forse milioni, di titolari di attività commerciali si interrogano per decidere se consentire l’uso dei social media oppure no, milioni di altri hanno già fatto. Perché?

Fidatevi di me, cari direttori: i social media non sono una moda passeggera, come alcuni pensano. I siti di social networking come Facebook e Twitter sono quelli con la maggiore crescita di sempre. Infatti, nel momento in cui vi convincerete entrare nel mondo dei social media, scoprirete quanto sia possibile la crescita delle imprese… in 140 caratteri (o anche meno).